پس ازدریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی و ارسال نخستین صورتحساب، کنترل اطلاعات وپیگیری وضعیت صورتحسابها ضرویست.
به گزارش خبرنگار اقتصادی ، پس از ورود مؤدی به فرآیند صدور و ارسال صورتحسابهای الکترونیکی، صرف ارسال صورتحساب و دریافت رسید به معنای پایان فرآیند نیست و کنترل وضعیت پردازش، تطبیق اطلاعات و پیگیری مغایرتها اهمیت دارد.
در همین راستا، چند خطای رایج در فرآیند صدور و مدیریت صورتحسابهای الکترونیکی باید مورد توجه مؤدیان قرار گیرد.
شناسه کالا و خدمت باید با معامله مطابقت داشته باشد
یکی از خطاهای مهم، انتخاب شناسه کالا یا خدمت نامرتبط با معامله واقعی است. شناسه انتخابشده باید با کالا یا خدمتی که واقعاً مورد معامله قرار گرفته مطابقت داشته باشد.
پذیرفته شدن صورتحساب در سامانه، بهتنهایی به معنای صحت تمام اطلاعات درجشده در آن نیست و مؤدی باید اطلاعات صورتحساب را نیز کنترل کند.
رسید ارسال به معنای ثبت نهایی نیست
دریافت رسید ارسال صورتحساب نیز نباید بهعنوان پایان فرآیند در نظر گرفته شود. لازم است مؤدی نتیجه نهایی پردازش و وضعیت ثبت صورتحساب در سامانه را بررسی کند تا در صورت وجود خطا، امکان پیگیری و اصلاح بهموقع وجود داشته باشد.
تفکیک اصلاح، ابطال و برگشت از فروش
یکی دیگر از موارد مهم، تفاوت میان صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش است. هر یک از این فرآیندها کاربرد مشخصی دارند و استفاده نادرست از آنها میتواند موجب ایجاد مغایرت در اطلاعات مالیاتی شود.
برای نمونه، در صورتی که شماره اقتصادی خریدار اشتباه درج شده باشد، صرف صدور صورتحساب اصلاحی راهکار مناسبی نیست و باید صورتحساب قبلی ابطال و صورتحساب جدید با اطلاعات صحیح صادر شود.
بررسی مغایرت فروش را بهصورت دورهای
مؤدیان باید اطلاعات فروش ثبتشده در سیستم مالی خود را با صورتحسابهای ثبتشده در سامانه مؤدیان تطبیق دهند. در این بررسی لازم است آثار صورتحسابهای اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش نیز لحاظ شود.
این تطبیق دورهای میتواند به شناسایی مغایرتها پیش از ایجاد مشکلات بعدی در فرآیندهای مالیاتی کمک کند.
مسئول مشخصی برای کنترل صورتحسابها تعیین شود
استفاده از خدمات نرمافزاری یا شرکتهای معتمد، جایگزین مسئولیت مؤدی و تیم مالی برای کنترل اطلاعات نمیشود. لازم است وظایف افراد مسئول برای بررسی صورتحسابها، پیگیری خطاهای ارسال و شناسایی مغایرتها مشخص باشد.
چه مواردی باید در گزارش دورهای بررسی شود؟
برای کنترل مستمر فرآیند صورتحسابهای الکترونیکی، تهیه یک گزارش دورهای میتواند وضعیت ثبت و پردازش صورتحسابها را شفافتر کند. در این گزارش میتوان مواردی از جمله تعداد و مبلغ صورتحسابهای ارسالشده و ثبتشده، نتیجه پردازش و خطاهای ارسال، وضعیت واکنش خریدار در موارد مرتبط، مغایرت فروش با اطلاعات سامانه و همچنین موارد نیازمند اصلاح، ابطال یا برگشت از فروش را بررسی کرد.